我國經濟快速發展，信息技術水平也隨之不斷進步。信息技術的運用情況逐漸受到社會各界的廣泛關注，將信息技術與管理模式進行有機結合，在很大程度上，可以提高管理效率。傳統的檔案管理工作效率普遍較低，電子檔案管理雖然在提高工作效率上具有優勢，但是存在一定的安全隱患，二者之間各有利弊。目前，傳統的檔案管理方式已經不能適應社會發展的需求，通過利用互聯網電子技術對檔案進行管理，可以有效改善傳統檔案管理存在的不足。

????紙質資料是傳統檔案管理存儲的主要內容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價值。硬盤和計算機光盤是電子檔案管理的主要存儲介質。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現形式。與傳統的紙質檔案不同的是，通過利用計算機和網絡技術，不僅實現了檔案的存儲，還實現了資料的傳送和處理。當前，信息化、多元化成為時代發展的主題，對于檔案管理的質量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統檔案管理無法滿足這一需求。然而，不可否認的是，傳統檔案的特點，決定了它的不可替代性。同時，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現代人們的生活息息相關，電子檔案管理必然是檔案管理的發展趨勢。

????1 電子檔案管理與傳統檔案管理的共性

????首先，無論是傳統檔案管理還是電子檔案管理，兩者的基本原理是共通的，電子檔案是傳統檔案發展到一定階段的產物。電子檔案管理在傳統檔案管理的基礎上，對其進行優化和整合，并充分運用信息化技術。與傳統檔案相比，電子檔案管理無論在管理方式上，還是在管理質量以及技術水平上，都明顯優于前者。但這一點并不否定兩者基本原理上的共通性。其次，電子檔案并不能孤立地存在，同傳統檔案之間有著密不可分的聯系。傳統檔案所管理的信息，具有很大的真實性，屬于社會實踐數據。電子檔案管理，由于受到網絡安全、計算機信息安全等潛在隱患的影響，其信息的真實性和可靠性，需要傳統的檔案資料來加以保證。最后，電子檔案的信息量，隨著傳統檔案的出現而逐漸擴大。電子檔案是基于信息技術而建立的，大容量正是其優勢之一。各種各樣的檔案信息，都可以存儲為電子檔案，同時還使資源的共享成為可能。由于電子檔案是依托計算機技術而存在的，因此在調用所需資料時，十分便利。此外，利用電子檔案的記錄，在需要查看實體的傳統檔案時，可以很方便地調出，直接獲取所需的資料和信息。

????2 兩種檔案管理的不同點

????2.1兩種檔案管理方式對檔案資料歸檔的時限要求有區別

????傳統檔案管理在對檔案資料進行歸檔時，一般是先將檔案資料全部整理完畢后，由檔案管理人員按照檔案歸檔規范進行統一的歸檔;電子檔案管理在對檔案資料進行歸檔時，又因為其具有的易復制性和易調閱性的特點，對檔案資料的歸類是可以隨時進行的，只需要檔案管理人員對要求歸檔的檔案，進行接受登記和設定分類號及訪問權限就可以了。

????2.2兩種檔案管理方式對檔案的歸檔方式有所區別

????傳統檔案管理方式在檔案資料歸檔時更注重檔案資料的完整性、系統性和有序性。

期刊文章分類查詢,盡在期刊圖書館

檔案管理人員是在收到關于資料齊全的歸檔手續后按照一定的編排順序對檔案資料進行歸檔存放的;電子檔案管理方式對檔案資料的歸檔采用的是電子編碼技術，通過對檔案資料進行不同的電子編碼處理，就可以非常便捷地進行歸檔。

????2.3兩種檔案管理方式對檔案資料的保護措施有區別

????傳統的檔案資料大部分是以紙質的形式存在的，其對存儲的環境要求比較高，在存儲過程中要嚴防蟲蛀、受潮等現象的發生;紙質檔案資料在借閱過程中容易丟失和損壞。因此，保證檔案資料的完整是重要的任務。另外，紙質檔案資料不容易修改;電子檔案的存儲采用的是電子編碼器，這樣在電子的調閱中就不會發生丟失和損壞的現象，但其缺點是以電子編碼器存在的電子檔案資料容易被修改、涂抹和編輯，檔案資料的原始性容易被改變，所以為了電子檔案資料的安全性，需要對其設定分類號和訪問權限。此外，電子檔案在根據需要被修改時，其修改過程要比傳統紙質檔案方便得多。

????2.4兩種檔案管理對檔案資料保存的方式與區別

????傳統檔案資料一般是保存在檔案室里，有專門檔案負責人對檔案室及檔案借閱手續進行管理;電子檔案資料一般是保存在計算機硬盤、磁帶、光盤等里面，當需要者需要查看檔案資料室，需要將這些媒介通過計算機等設備顯現出來。

????3 電子檔案應用風險規避措施

????3.1重視解決電子文件保存問題

????電子文件在檔案管理中還屬于一種較新的事物，產生和應用的時間較短，需要長久保存的重要電子文件要定期復制或做好信息數據備份，防止信息丟失。在電子檔案和紙質檔案的目錄中要“備注”清楚所對應的文件檔號及存址，便于查找利用時參照互補。這樣能夠有效提升檔案管理效率，優化館藏檔案結構，減少庫存檔案體積，緩解庫房緊張。在電子文件、紙質文件轉化為檔案保存時可以采取“雙軌制”，歸檔文件則采用“雙套制”。

????3.2做好歸檔電子文件技術處理

????條件允許時，應在電子文件制發時在計算機內輸入隱性條碼，做好電子文件的防偽或與復制件之間的區別標注。因此，檔案管理部門應將輸入隱性條碼的電子文件與電子文件一并歸檔，這能夠有效防止電子文件被偽造，維護電子文件的權威性，提升電子文件的憑證性、權威性、原始性。此外，可以利用技術將電子文件設置成“可讀性”，這樣電子文件便只能“讀”而不可以被更改、不能“寫”。

????4 結語

????電子檔案管理模式較傳統檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現有利于環保事業的開展。傳統檔案管理具有其不可替代的優勢，電子檔案管理與傳統檔案管理兩者有著很多的共性，在現階段和將來的一段時間內，電子檔案管理還不能完全代替傳統檔案管理，相關人員應該在進行傳統檔案管理時，良好的融入電子檔案管理的優勢，提高檔案管理質量。

????更多相關資訊，歡迎關注或致電“成都吉福匯”，全國服務熱線：400-028-4366/028-85538251